De laatste 10 jaren is het belang van intellectuele eigendomsrechten (hierna “IER”) in het succes van een onderneming sterk toegenomen. Hierdoor wordt het voor een bedrijf steeds belangrijker om een degelijke strategie voor haar IER (hierna “IE-strategie”) te formuleren en uit te voeren. De essenscia Octrooicel behandelt in een speciale artikelreeks de verschillende aspecten van een IE-strategie. In dit artikel behandelen we het beheer van een IE-portefeuille.
Het beheer van een IE-portefeuille is een belangrijke hoeksteen van eender welke IE-strategie want een efficiënt beheer kent zijn weerslag in de meeste andere aspecten of bouwstenen van een IE-strategie. In zekere zin kan het beheer bestempeld worden als de stuurcabine voor het uitvoeren maar ook het ontwikkelen van de IE-strategie.
We verwijzen in dit verband terug naar het vierde artikel in de reeks waar we de verschillende bouwstenen hebben besproken en hun onderlinge interactie. Daarin werd al aangehaald hoe het beheer van een IE-strategie vooral het bouwen van een IE-portefeuille zal sturen en anderzijds ook hoe het aspect exploitatie voorop staat bij het beheer van een IE-strategie.
Een belangrijk doel van het beheer van een IE-portefeuille is dan ook het maximaliseren van de (potentiële) waarde van de portefeuille. Anderzijds zijn met een IE-portefeuille kosten gemoeid en dus is het tweede doel het minimaliseren van de kosten zodat de rechten optimaal kunnen renderen.
Waardecreatie als doel van het beheer van een IE-portefeuille
Dat waardecreatie een doel van het beheer van een IE-portefeuille is, is evident, maar het ten uitvoer brengen daarvan is dat allerminst. Allicht hangt dit samen met het feit dat IE-rechten gecreëerd worden lang vooraleer er sprake is van commercialisatie van het voorwerp dat door het IE-recht wordt beschermd.
Verder is de relatie of het belang van een bepaald IE-recht binnen de portefeuille in het geheel van rechten niet altijd even duidelijk zichtbaar. De mate waarin een concurrent last heeft van bijvoorbeeld een welbepaald octrooi is vaak niet direct aan te tonen. Een octrooi kan bijvoorbeeld tot hogere productiekosten leiden voor een concurrent zonder dat de octrooihouder zich daarvan bewust is.
Eveneens kan het moeilijk in te schatten zijn wat de meerwaarde van een IE-recht zou kunnen zijn bij een (potentiële) licentienemer. Zonder de interne kennis van een concurrent of een derde waarmee men een IE-recht wenst te exploiteren, zal men dus bij het inschatten van de waarde van een IE-recht en bij uitbreiding van een portefeuille aangewezen zijn op het extrapoleren van zijn eigen marktinzichten en inschattingen hoe een technologie zich zal ontwikkelen.
Externe informatie om de waarde van een IE-portefeuille te sturen
Informatie met betrekking tot het externe IE-landschap en de activiteiten van concurrenten en mogelijke partners daarin zijn een noodzakelijk gegeven om richting te geven aan de waarde creatie van een IE-portefeuille. Men kan zich hier bedienen van ‘patent management software’ pakketten zoals bijvoorbeeld Innography™, AcclaimIP™ of Patent Inspiration™ om de eigen IE-portefeuille te kaderen in het IE-landschap. Maar ook marketinginformatie en informatie die men in de markt verzamelt over zijn concurrenten mogen niet ontbreken. Al die informatie zal dan ook moeten instromen in het beheren van een IE-portefeuille en als basis dienen voor zij die de beslissingen nemen.
Daarnaast hangt de waarde van een IE-recht en in het bijzonder een octrooi af van juridische aspecten zoals de beschermingsomvang (hoe groot is het afgedekte speelveld?) en de waarschijnlijkheid dat het recht ook geldig is en succesvol kan verdedigd worden bij de bevoegde instanties. Het samenbrengen van zowel de economische aspecten als juridische aspecten van een IE-recht in het nemen van beslissingen rond een IE-recht is allerminst evident. Een gestructureerde aanpak met een aantal hulpmiddelen is dan ook een ‘sine qua non’, zeker wanneer de IE-portefeuille een zekere omvang aanneemt.
Minimaliseren van de kosten van een IE-portefeuille
Zodra een IE-portefeuille een zekere omvang aanneemt en het aantal rechten in verschillende landen toeneemt, zal de totale kost van een IE-portefeuille aanzienlijk toenemen. Een goede kostenbeheersing van de IE-portefeuille zal een optimale ratio tussen de kosten en de waarde van de IE-portefeuille nastreven.
Om tot een optimale ratio te komen, kunnen een paar eenvoudige principes gehanteerd worden die vermijden dat men ofwel te hard snoeit in de portefeuille, met name wanneer men zich in een periode van sterke kostendruk bevindt, en anderzijds een inflatie kent van rechten in de portefeuille die niet wezenlijk bijdragen tot een groei van de waarde van een IE-portefeuille.
Vermijden van een teveel aan IE-rechten die weinig of geen waarde bijdragen
Om een dergelijke inflatie te vermijden, kunnen we gebruik maken van het ‘verzekeringsprincipe’ dat we in het derde artikel in deze reeks naar voren hebben geschoven. Telkens men een IE-recht in de IE-portefeuille wenst toe te voegen (bijvoorbeeld een bijkomend octrooi in een octrooifamilie, de indiening van een tekening- en modellenrecht, verruimen van de merkenportfolio etc.) zou men zich de vraag kunnen stellen in welke mate dit leidt tot een betere bescherming tegen verlies van marktaandeel of winst en hoe dit in verhouding staat tot de kostenverhoging die dit met zich meebrengt. Omgekeerd kan bij het snoeien in de portefeuille de vraag gesteld worden in welke mate daarmee het risico van omzet of winst toeneemt.
Oplopende kosten gedurende de leeftijd van een IE-recht, in het bijzonder octrooirechten
Een tweede principe is gebaseerd op het feit dat naarmate IE-rechten ouder worden, de kosten voor onderhoud van die rechten ook aanzienlijk kan toenemen. Dit geldt in het bijzonder voor octrooirechten. In onderstaande figuur wordt als voorbeeld de geschatte evolutie van de cumulatieve kost weergegeven voor een octrooi waarvan de eerste indiening in het Europees Octrooi Bureau gebeurt, vervolgens een internationale PCT-indiening wordt gedaan en daarna genationaliseerd wordt in de VS, China, Japan en het Europees Octrooi Bureau (er wordt aangenomen dat de eerste indiening niet wordt verder gezet). Vervolgens wordt bij verlening van het EP-octrooi gevalideerd in verschillende landen waarbij in totaal 6 vertalingen nodig zijn. Enkel de officiële taksen en vertaalkosten worden in beschouwing genomen.
In de figuur is te zien dat vooral na 30 maanden de kosten aanzienlijk toenemen als gevolg van de nationalisatie van de internationale PCT aanvraag. Ook bij de validatie van het EP-octrooi nemen de kosten in de octrooifamilie aanzienlijk toe. Het is dus aangewezen om vooral bij de nationalisatie van de PCT-aanvraag en de validatie van het EP goed de kosten-baten analyse te maken.
We merken nog op dat in werkelijkheid de kosten nog hoger liggen aangezien in de figuur enkel met de officiële taksen en vertaalkosten is rekening gehouden en niet met de professionele kosten van de octrooigemachtigden die men moet inhuren om de procedure te voeren voor de verschillende octrooibureaus.
Verder zullen in het algemeen de jaartaksen van een octrooi in elk van de landen waar het van kracht is jaar na jaar toenemen, soms met een exponentieel verloop. Op basis van dit gegeven kan het nuttig zijn om strengere criteria toe te passen op het aanhouden van oudere octrooien in de octrooi-portefeuille. Naarmate octrooien ouder zijn is het vaak ook eenvoudiger om zicht te krijgen op hun belang om de beschermde producten of diensten te ‘verzekeren’. In een goed beheerde octrooiportefeuille zouden enkel octrooien ‘op leeftijd’ behouden mogen blijven die een duidelijke of waarschijnlijke meerwaarde voor de portefeuille met zich meebrengen.
Hoe het beheer van een IE-portefeuille in de praktijk brengen?
Bij een grotere IE-portefeuille is er een noodzaak om het beheer op een gestructureerde manier uit te voeren. Daarbij is het allereerst van belang dat de juiste belanghebbenden rond de tafel worden gebracht. Dit zijn diegenen in het bedrijf die noodzakelijke informatie voor het beslissingsproces kunnen bijbrengen en anderzijds diegenen die de beslissing kunnen nemen.
Afhankelijk over welk deel van de IE-portefeuille er beslissingen dienen genomen te worden kan de samenstelling van de groep verschillend zijn. Beslissingen rond octrooien en bedrijfsgeheimen zullen veelal leidinggevenden in R&D en/of productie omvatten aangevuld met een IE-expert. Die IE-expert kan een IE-manager zijn of een octrooigemachtigde of een combinatie van de twee. Marketingvertegenwoordigers of eventueel een brandmanager zijn noodzakelijk om de kwaliteit van beslissingen rond merken te verzekeren.
Een goede voorbereiding voor het beslissingsproces
De kwaliteit van het proces hangt ook sterk af van de voorbereiding. Deze voorbereiding wordt best in handen gegeven van een IE-expert. Afhankelijk van de omvang van de IE-portefeuille kan het nuttig zijn om de portefeuille op te delen volgens bijvoorbeeld technologie, productklasse of eventueel bedrijfsonderdelen. Dit om de hoeveelheid informatie die verwerkt moet worden en het aantal beslissingen dat dient genomen te worden door het team te beperken. Verwerken van teveel informatie of het nemen van teveel beslissingen leidt tot aanzienlijk kwaliteitsverlies in het proces.
Welke vragen dienen beantwoord te worden in het maken van goede beslissingen?
In het beheersproces is het ook nuttig om de doelen van het proces goed voor ogen te houden en de vragen die het proces dient te beantwoorden. Die vragen zijn onder andere:
- Welke rechten kunnen worden opgegeven om kosten te sparen?
- Waar liggen opportuniteiten in de portefeuille, bijvoorbeeld inzake licentiëring of samenwerken met derden?
- Welke zijn de zwakke plekken in de portefeuille en hoe die weg te werken?
- Waar moet de portefeuille worden aangevuld?
- In welke mate stemt de portefeuille nog overeen met de IE-strategie?
In het licht van deze vragen kan het nuttig zijn vooraf die rechten te identificeren waarover een beslissing dient genomen te worden met betrekking tot in standhouding. Bovenstaande figuur in verband met de kostenontwikkeling van octrooien kan daarbij nuttig zijn om over die delen van de octrooiportefeuille te delibereren die in de nabije toekomst tot wezenlijke kostenverhoging gaan leiden. Octrooirechten die langer dan gemiddeld nodig hebben om verleend te worden of die bijvoorbeeld ouder dan 15 jaar zijn, zijn vaak goede kandidaten om in meer detail te bekijken.
Overzicht over de strategische doelen van de IE-rechten in de portefeuille
Vanuit het oogpunt waardecreatie is het aan te bevelen een overzicht te hebben van wat het beoogde doel is van de verschillende IE-rechten in een portefeuille en in welke mate dat doel nog bereikt kan worden met het betreffende IE-recht. Een goed beheer van een IE-portefeuille houdt dan ook in dat men voor elk IE-recht informatie opslaat die het strategische doel van het IE-recht weergeeft. Als die informatie numeriek wordt gecapteerd is het mogelijk om snel een grafisch overzicht te maken van een IE-portefeuille of een deel daarvan. Op die manier kunnen beslissingen met betrekking tot individuele rechten in de portefeuille beter gekaderd worden in het geheel van de portefeuille.
Beheer van een octrooiportefeuille op basis van strategische doelen
In de onderstaande tabel is een voorbeeld gegeven van een aantal uitspraken die men kan evalueren voor een bepaald octrooi in een octrooiportefeuille. Door dit soort evaluatie op te slaan bij de individuele octrooirechten kan het beheer van een octrooiportefeuille aanzienlijk vergemakkelijkt worden en zal de kwaliteit van de beslissingen toenemen. Men kan die evaluaties ook nog eens combineren met de status van het octrooi zoals de verleningsstatus, met het feit of het octrooi in oppositie, of het onderdeel is van een rechtszaak etc. Zo kan men in de voorbereiding van een bespreking van een IE-portefeuille zijn aandacht toespitsen op die delen van de portefeuille die prioritair zijn vanuit het gezichtspunt waarde-creatie.
Het is aan te bevelen om de bovenstaande evaluatie reeds te doen bij het aanvragen van het octrooi zodat van in het begin duidelijk is wat het doel is van de octrooiaanvraag. Dit helpt ook om te vermijden dat men octrooien indient waarvan het twijfelachtig is of ze iets zullen bijdragen tot de totale waarde van de octrooiportefeuille. De evaluatie kan op regelmatige basis worden bijgewerkt (bijvoorbeeld eens per jaar) of wanneer er iets wijzigt zoals bijvoorbeeld een wezenlijke beperking van de beschermingsomvang tijdens de verleningsprocedure.
Conclusie
Het beheer van een IE-portefeuille is een cruciale bouwsteen in het bouwen en uitvoeren van een IE-strategie. Met een goed beheer van de IE-portefeuille zal men er in slagen de waarde – kostenverhouding in de portefeuille te maximaliseren. Daarbij zal men gebruik maken van informatie over het IE-landschap en de activiteiten van derden en in het bijzonder concurrenten in dit landschap. Waarde in de portefeuille kan geoptimaliseerd worden via een overzicht over de strategische doelen van de individuele rechten in de portefeuille. Het verzekeringsprincipe en prioritaire aandacht voor de oudere rechten in de portefeuille helpen bij het beheersen van de kosten.